We vinden het binnen onze vereniging de Jhr. Schimmelpenninckgroep (Scouting Rhenen) belangrijk dat leden binnen een sociaal veilige omgeving leuke en uitdagende Scoutingactiviteiten kunnen doen.

Wat is sociale veiligheid?

Sociale veiligheid binnen Scouting Rhenen betekent dat leden zich beschermd weten en voelen tegen grensoverschrijdend gedrag in de vereniging. Onder grensoverschrijdend gedrag verstaan we het overschrijden van normen (gedragscode) en de wet. Zoals bijvoorbeeld: zeden, verduistering, pesten, groepsdruk, geweld etc. Samen met Scouting Nederland werken wij actief mee aan de bescherming van alle leden op lokaal, regionaal en landelijk niveau. Bewustwording en preventie zijn belangrijke ingrediënten die bijdragen aan een sociaal veilige omgeving.

Gedragscode

De gedragscode geeft grenzen aan in het contact met minderjarigen. Deze code dient door iedereen die een functie binnen onze Scoutinggroep vervult, te worden onderschreven. Wij maken gebruik van de gedragscode van Scouting Nederland die je hier kunt downloaden. Alle vrijwilligers worden bij aanvang van hun vrijwilligerswerk, gewezen op deze gedragscode.

Verklaring Omtrent het Gedrag

Wie denkt aan kinderen, jongeren en Scouting, denkt direct aan spel, plezier en een uitdagend leven. Niemand associeert deze woorden met grensoverschrijdend gedrag. Een verplichte Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is één van de maatregelen die Scouting Rhenen getroffen heeft om binnen onze organisatie een veilige omgeving te bieden. Het huishoudelijk reglement van Scouting Nederland biedt voldoende mogelijkheden om bij grensoverschrijdend gedrag en/of het niet overleggen van een VOG, leden te weren en/of uit te schrijven.

Aanstellingsbeleid

Om te zorgen dat de wensen en verwachtingen van (nieuwe) vrijwilliger(s) matchen met de wensen van onze organisatie voeren wij niet alleen intakegesprekken maar hebben we ook conform huishoudelijk reglement van Scouting Nederland, afgesproken dat de eerste 3 maanden een soort proefperiode zijn. In die proefperiode zoomen we o.a. in op de inhoudelijk functie, de gedragscode, het huishoudelijk reglement en allerlei trainingen die onze (nieuwe) vrijwilliger kan volgen om zich zo snel als mogelijk onderdeel te voelen van onze organisatie. Als bestuur maken wij gebruik van diverse methodieken die door Scouting Nederland zijn ontwikkeld.

Vertrouwenspersoon

Als er sprake is van een calamiteitensituatie, zoals grensoverschrijdend gedrag, een ongeluk of een sterfgeval, staan onze vertrouwenspersonen graag voor je klaar. Meer informatie over onze vertrouwenspersonen is te hier te vinden. 

Ook kun je via het team Sociale Veiligheid van Scouting Nederland altijd contact opnemen met het landelijk opvangteam. Dit team bestaat uit landelijk vrijwilligers die groepsbesturen adviseren over hoe ze hiermee om kunnen gaan. Deze vrijwilligers zijn ervaren in de hulpverlening en hebben veel ervaring met dit soort situaties. Zij verwijzen Scoutinggroepen indien nodig door naar de juiste instanties. Het team Sociale Veiligheid is 24 uur te bereiken (na kantoor tijden via een bereikbaarheidsdienst) op 033 496 09 11 of via de e-mail: inveiligehanden@scouting.nl socialeveiligheid@scouting.nl

Privacy beleid

Jonkheer Schimmelpenninckgroep noemt zich ook Scouting Rhenen. Scouting Rhenen verwerkt persoonsgegevens. Wij willen je hierover graag duidelijk en transparant informeren. In dit privacybeleid geven wij je antwoord op de belangrijkste vragen over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Rhenen. 

Wat zijn persoonsgegevens?
Er zijn gegevens die iets over jou zeggen. Bijvoorbeeld je naam, adres en leeftijd. Wanneer (een combinatie van) deze gegevens naar jou herleid kunnen worden spreken we over persoonsgegevens. Bijvoorbeeld je adres of e-mailadres. Maar bijvoorbeeld ook je voornaam samen met je geboortedatum. Wanneer anderen die persoonsgegevens hebben, moeten ze daar zorgvuldig mee omgaan. Ook foto’s en video’s worden gezien als persoonsgegevens.

Van wie verwerkt Scouting Rhenen persoonsgegevens?
Scouting Rhenen verwerkt persoonsgegevens van mensen met wie wij direct of indirect een relatie hebben, willen krijgen of hebben gehad. Dat zijn bijvoorbeeld gegevens van:

Jeugdleden en vrijwilligers van Scouting Rhenen
Mensen die interesse tonen in een lidmaatschap
Mensen die aan een bedrijf of organisatie verbonden zijn, waar wij een relatie mee hebben, willen krijgen of hebben gehad

Wie is verantwoordelijk voor de verwerking van mijn persoonsgegevens?
Alle bestuursleden, teamleiders en leidinggevenden kunnen toegang hebben tot jouw gegevens. De gegevensbeheerder van Scouting Rhenen kan jou inzicht geven in de gegevens die we van je hebben. Ook het wijzigen van gegevens en verwijderen van informatie, voor zover dit is toegestaan kun je met de gegevensbeheerder bespreken.

Waarvoor verwerkt Scouting Rhenen persoonsgegevens?
Als je lid wilt worden van Scouting Rhenen of aan de slag wilt gaan als vrijwilliger of een andere relatie met ons aan wilt gaan, hebben we persoonsgegevens nodig. Met behulp van je gegevens kunnen we je op de juiste wijze inschrijven als lid en bijvoorbeeld een Verklaring Omtrent Gedrag voor je aanvragen als vrijwilliger. Ook voor het verwerken van de contributie en kampgelden zijn onder andere bankgegevens noodzakelijk. Verder gebruiken we persoonsgegevens in onze webpagina, facebookpagina’s en in verschillende WhatsApp-groepen.

Als je eenmaal lid of relatie van Scouting Rhenen bent, dan willen we je goed van dienst zijn. Wij gebruiken je naam en adresgegevens bijvoorbeeld om contact met je of je ouders/verzorgers te onderhouden en je te informeren over lidmaatschap gerelateerde zaken.

We vragen wat aanvullende gegevens, over het gezin waar in je woont, de school waar je naar toe gaat en je gezondheid. Dit doen we om een goed Scouting Spel te kunnen organiseren. Ook is bijvoorbeeld het gegeven “beroep van je ouders/verzorgers” nuttig als we hulp zoeken voor bepaalde taken.

Gegevens kunnen ook gebruikt worden voor promotie van de vereniging of activiteiten. Bijvoorbeeld om je te informeren over weekendkampen, groepskampen en regioactiviteiten. Ook maken we verslagen van activiteiten via de website, facebook of publicaties in relevante media.

Verwerkt Scouting Rhenen ook bijzondere persoonsgegevens? 
Bijzondere persoonsgegevens zijn gevoelige gegevens, bijvoorbeeld over gezondheid, geloofsovertuiging of gegevens betreffende ras.

Wij verwerken alleen bijzondere persoonsgegevens als wij dat moeten op basis van de wet, met jouw toestemming of als je dat ons vraagt. In dat laatste geval verwerken wij deze gegevens alleen als dat noodzakelijk is voor onze dienstverlening. Je kunt hierbij denken aan een gezondheidsformulier dat je Scouting Rhenen heeft gemaakt of aan informatie over allergieën, heimwee, je zwemdiploma’s.

Scouting Nederland controleert actief of gegevens die van de wet niet mogen worden opgeslagen, zoals een BSN-nummer, niet worden geregistreerd door Scouting Rhenen in Scouts Online.

Hoe gaat Scouting Rhenen met mijn persoonsgegevens om?
Je persoonsgegevens worden zorgvuldig bewaard en niet langer dan noodzakelijk is voor normaal gebruik binnen de vereniging of het doel waarvoor zij zijn verstrekt.

Wie kan er bij mijn persoonsgegevens?
Je kunt uiteraard zelf bij je persoonsgegevens. Door in te loggen in Scouts Online met je Mijn Scouting-account kun je alle gegevens, met betrekking tot jouw lidmaatschap of relatie met Scouting Rhenen, terug vinden en bewerken.

Daarnaast kunnen leden van de speltak, waarvan je lid bent, je gegevens inzien. Binnen een speltak kunnen leden elkaars adres en telefoonnummer zien (tenzij je aangegeven hebt dat deze gegevens geheim zijn). Dat kan handig zijn, voor het maken van onderlinge afspraken. De gegevensbeheerder van Scouting Rhenen, kan je gegevens – net als jijzelf – muteren. Scouting kan en mag geen gegevens uitwisselen met externe partijen.

Hoelang worden mijn gegevens bewaard? 
Gegevens gerelateerd aan je lidmaatschap worden in beperkte vorm na uitschrijving bewaard om statistische informatie, zoals ledenaantallen over de jaren heen, juist te kunnen blijven genereren. Daarnaast is het voor Scouting Rhenen mogelijk met deze informatie oud-leden te informeren over bijvoorbeeld een reünie. Voor het bewaren van deze gegevens gelden de wettelijk bepaalde voorschriften.

Welke regels gelden bij de verwerking van persoonsgegevens?
Bij de verwerking van persoonsgegevens is Scouting Rhenen gebonden aan de daarvoor geldende wet- en regelgeving.

Waar kan ik terecht met een vraag of klacht? V
oor vragen of klachten over de verwerking van persoonsgegevens door Scouting Rhenen kun je terecht bij de gegevensbeheerder van Scouting Rhenen bereikbaar via info@scoutingrhenen.nl. Natuurlijk kun je ook altijd contact opnemen met Scouting Nederland via info@scouting.nl.

OPT-OUT 
Om het gebruik van Scouts Online zo makkelijk mogelijk te maken, kunnen Scouting Rhenen en Scouting Nederland je (automatische) serviceberichten sturen. Denk hierbij aan een bevestiging van je inschrijving voor een activiteit of een betalingsbevestiging. Het is niet mogelijk om je voor deze serviceberichten uit te schrijven. Scouting Rhenen en Scouting Nederland beschouwen deze als noodzakelijk voor een goede gebruikerservaring.

Wijzigingen privacybeleid
Scouting Rhenen behoudt zich het recht om wijzigingen aan te brengen in dit privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid regelmatig te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of online raadplegen. Daarnaast heeft Scouting Nederland een eigen privacybeleid. Het verdient aanbeveling om dit privacybeleid voor het gebruik van Scouts Online te raadplegen, zodat je van de wijzigingen op de hoogte bent. Je kunt dit privacybeleid zelf opslaan of online raadplegen.

Welke persoonsgegevens verwerkt Scouting Rhenen?

Naam, adres, woonplaats, e-mail, telefoonnummer
Financiële gegevens
Opleiding, school, soort onderwijs
Persoonlijke kenmerken (kan bijzonder gegeven zijn)
Beeldmateriaal (kan bijzonder gegeven zijn)
Gezondheid (bijzonder gegeven)
Zwemdiploma’s (bijzonder gegeven)
Gezinssamenstelling

Van welke personen verwerkt Scouting Rhenen gegevens?

Kinderen (jeugdleden)
Vrijwilligers
Ouders en/of relaties
Oud-leden
Bedrijven waar zaken mee gedaan wordt

Welke verwerkingen doet Scouting Rhenen?

Aanmelding
Wijzigen gegevens
Uitschrijven leden
Registratie Scouts Online
Contributieheffing, innen van kampgelden
Info over activiteiten

Distributie van informatie gebeurt door middel van:

Mail-groep
WhatsApp-groep
Website
Online fotoalbums
Foto’s in en om het gebouw

Er zijn verschillende gegevens digitaal en/of fysiek beschikbaar om indien nodig te raadplegen.

Gezondheidsformulier
Kampformulier
Ledenlijst in clubhuis (presentielijst)
Nieuwsbrief
Verjaardaglijst
Smoelenboek

Waar bewaart Scouting Rhenen gegevens?

Scouts Online
Ledenlijst in clubhuis
Mappen in kast
Digitale gegevensbestanden
Financiële applicatie
Mail applicatie op website
Mail applicaties van gegevensverwerkers

Toelichting: speltakleiding, teamleiders en bestuursleden hebben toegang tot de gegevens. Ze gebruiken deze uitsluitend voor het adequaat organiseren van het scouting spel. Gegevens mogen gedeeld worden met andere onderdelen van Scouting Nederland, voor zover het aannemelijk is dat deze gegevens nodig zijn voor het organiseren van het Scoutingspel.

Wie verwerkt de gegevens?

Bestuur
Gegevensbeheerder
Leiding
Leden

Deelt Scouting Rhenen gegevens met derden?

Scouting Rhenen deelt geen gegevens met derden, wel met Scouting Nederland en onderdelen van Scouting Nederland. Aangezien we zelf ook onderdeel van Scouting Nederland zijn, zijn zij geen derden.

Hoe worden personen geïnformeerd over het gebruik van gegevens?

Aanmeldformulier
Website
In de inschrijfvoorwaarden wordt verwezen naar ons privacybeleid.

Hoe kunnen personen hun gegevens opvragen/wijzigen?
Via Scouts Online kunnen leden en hun ouders/verzorgers zelf de basisgegevens opvragen, wijzigen en/of verwijderen, alleen als het om niet verplichte velden gaat, en de zichtbaarheid voor anderen aanpassen. Voor de overige gegevens en andere verwerkingsbronnen (bijvoorbeeld: financiële administratie, mail-applicaties) kunnen eigenaren van de gegevens een afspraak maken met de gegevensbeheerder van de vereniging via info@scoutingrhenen.nl.